児発・放デイのシフト表作成で確認したい人員配置6つのポイント
こども支援ツール箱
児発・放デイのシフト表を作るとき、
「人数は足りているはずなのに、夕方になると職員が少ない」
「送迎に出る職員を含めて数えてしまった」
ということはないでしょうか。
児童発達支援・放課後等デイサービス事業を運営する中でも、勤務予定表は、職員の名前を並べるだけでは十分ではないと感じます。
大切なのは、必要な時間に、必要な職員が、実際に支援へ入れる状態になっているかを確認することです。
【この記事で分かること】
・日ごとの出勤人数の確認方法
・職種や勤務時間を見るポイント
・送迎や休憩で職員が少なくなる時間帯
・利用児童の状況に合わせた配置の考え方
1．日ごとの出勤人数に偏りがないか
月全体では職員数が足りているように見えても、公休や有休が同じ日に重なることがあります。
職員ごとの勤務予定を縦に見るだけでなく、日ごとの出勤人数を横に見て確認することが大切です。
見落としやすい例
月曜日は5人出勤しているのに、木曜日は公休と有休が重なって3人しかいない。
このような偏りは、月間表を作ったあとに日ごとの人数を数えると見つけやすくなります。
特に注意したいのは、次のような日です。
- 職員研修がある日
- 行事がある日
- 学校の長期休暇中
- 有休希望が重なった日
- 非常勤職員の勤務が少ない日
2．必要な職種の職員が勤務しているか
出勤人数が足りていても、必要な職種の職員が勤務しているとは限りません。
管理者、児童発達支援管理責任者、保育士、児童指導員など、職種ごとの勤務予定も確認します。
| 確認する項目 | 見るポイント |
|---|---|
| 職種 | 必要な職種の職員が勤務しているか |
| 勤務形態 | 常勤・非常勤、専従・兼務を確認したか |
| 兼務 | その時間にどの業務を担当するか明確か |
| 変更 | 入退職や職種変更が予定表へ反映されているか |
兼務職員で注意したいこと
勤務表に名前があっても、その時間に管理業務、相談対応、送迎などを行っている場合があります。
「出勤している」ことと、「その時間に支援へ入れる」ことは分けて考えます。
3．利用が集中する時間に職員が少なくならないか
一日の合計出勤人数だけでは、時間帯ごとの不足を見落とすことがあります。
特に確認したいのは、次の時間帯です。
- 児童の受け入れ時間
- 学校から児童が到着する時間
- 活動が始まる時間
- 送迎の出発時間
- 職員の休憩時間
- 保護者への引き渡し時間
例えば
午前中は5人勤務していても、午後3時に2人が退勤し、1人が送迎へ出ると、児童が増える時間に現場へ残る職員が少なくなる。
このような不足は、一日の人数だけを見ても気づきにくいものです。
出勤時刻・退勤時刻・送迎時間まで含めて確認することが大切です。
4．公休・有休・欠勤が重なっていないか
休暇の連絡方法が、口頭、申請書、メールなどに分かれていると、勤務予定表への反映が漏れることがあります。
公休、有休、午前休、午後休、欠勤などは、一つの予定表にまとめて確認します。
休暇を反映したあとの確認
- その日の出勤人数は足りているか
- 必要な職種の職員が残っているか
- 送迎担当を変更する必要はないか
- ほかの職員の休憩時間に影響しないか
一人の休みを変更しただけでも、その日の配置全体に影響することがあります。
5．送迎や会議で現場を離れる職員を含めていないか
勤務予定表では出勤になっていても、送迎、会議、研修、外出などで事業所を離れる時間があります。
数字だけを見ると足りている例
出勤予定 4人
送迎へ出る職員 2人
事業所内に残る職員 2人
さらに1人が休憩に入れば、その時間に現場で支援できる職員は1人になる可能性があります。
【確認のポイント】
「今日出勤している人数」ではなく、
「その時間に現場へいる人数」を確認します。
送迎表や会議予定と勤務予定表を別々に管理している場合は、最後に照らし合わせることが大切です。
6．利用児童の状況や活動内容に合った配置か
必要な人数をそろえていても、その日の利用児童や活動内容によっては、通常より多くの職員が必要になることがあります。
例えば、次のような日です。
- 個別の見守りが必要な児童の利用が重なる日
- 送迎や乗降に支援が必要な児童が多い日
- 新しい児童の利用開始日
- 活動場所を複数に分ける日
- 外出活動や行事を行う日
- 長期休暇中で利用時間が長い日
同じ人数でも状況は違う
通常活動で児童10人の日と、外出活動で児童10人の日では、必要な役割や動き方が異なります。
予定表上の人数だけで判断せず、その日の児童の状況や活動内容で無理がないかを確認します。
シフト表を確定する前のチェックリスト
✅ 人員配置の最終チェック
□ 日ごとの出勤予定人数に偏りがない
□ 必要な職種の職員が勤務している
□ 利用が集中する時間に職員が少なくならない
□ 公休・有休・欠勤が重なっていない
□ 送迎や会議で現場を離れる職員を考慮した
□ 職員の休憩時間も確認した
□ 利用児童や活動内容に合った配置になっている
□ 勤務変更後に全体を見直した
勤務予定を変更したときは、変更した職員の欄だけでなく、該当日の人数と時間帯も見直します。
人員配置の具体的な判断は、サービス種別、事業所の指定内容、利用児童数、職員の勤務形態などによって異なります。
勤務予定表だけで判断せず、最新の基準や自治体の取扱いも確認してください。
職員の出勤予定表作成ツールで勤務予定を整理
「職員の出勤予定表作成ツール」では、職員ごとの勤務時間や公休・有休・欠勤、日ごとの出勤予定人数を月間表でまとめて確認できます。
よく使う勤務時間は勤務パターンとして登録でき、毎月の予定作成を効率化できます。
作成内容は保存でき、印刷・CSV保存にも対応しています。※人員配置基準への適合を自動判定するツールではありません。
この記事について
この記事は、児童発達支援・放課後等デイサービス事業を運営し、現場職員向けの業務効率化ツールを制作している「こども支援ツール箱」が作成しています。
実際の事業所運営で必要となる書類や日常業務をもとに、職員が確認しやすく、日々の業務で使いやすい内容を目指しています。
